Tietosuojakäytäntö

Kuka vastaa tiedoista?

PestLove-palvelun ylläpitäjä määrittää, miten se käsittelee tilien rekisteröintiä, alustan turvallisuutta, tukea ja tilauksia koskevia tietoja. Asiakasorganisaation syöttämien toiminnallisten tietojen käyttötarkoituksista ja ohjeista päättää tavallisesti kyseinen organisaatio; alusta käsittelee näitä tietoja sovitun palvelun tuottamiseksi.

Sovellettavasta rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän suhteesta sekä mahdollisesti vaadittavasta tietojenkäsittelysopimuksesta on sovittava jokaisen sopimusorganisaation kanssa. Organisaatiot vastaavat lainmukaisten tarkoitusten valinnasta, käyttöoikeuksien myöntämisestä ja tietojen kohteena olevien henkilöiden informoinnista.

Käsiteltävät tiedot

PestLoven käyttötavasta riippuen tiedot voivat sisältää henkilöllisyys- ja kirjautumistietoja, organisaatio- ja laskutusyhteystietoja, asiakkaita ja toimipaikkoja, aikataulutettuja töitä, tarkastuksia, lukemia, valokuvia, allekirjoituksia, elintarviketurvallisuuskirjauksia, laboratorionäytteitä, raportteja, viestintää ja tukipyyntöjä.

Tekniset tiedot voivat sisältää palveluun pääsyssä käytetyn IP-osoitteen, laite- ja istuntotiedot, turvallisuustapahtumat ja tarkastuslokit, joita tarvitaan tilien suojaamiseen ja toiminnallisten ongelmien selvittämiseen.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Tili- ja palvelutietoja käytetään rekisteröintiin, käyttöoikeuksien hallintaan, toiminnallisiin työnkulkuihin, asiakastukeen, maksujen hallintaan, petosten ehkäisyyn ja tietoturvaan. Toiminnasta ja suhteesta riippuen käsittely voi olla tarpeen sopimuksen, lakisääteisen velvoitteen tai oikeutetun edun perusteella, kuten väärinkäytösten torjumiseksi ja palvelun luotettavuuden ylläpitämiseksi.

Jos laki edellyttää suostumusta valinnaiseen tarkoitukseen, käsittelyä ei saa aloittaa ennen vaaditun suostumuksen saamista. Markkinointi ja ei-välttämätön seuranta on arvioitava erikseen palvelun tuottamiseen välttämättömistä toiminnoista.

Pääsy, yhteistyö ja palveluntarjoajat

Organisaation tiedot eristetään vuokraajakohtaisesti ja ne ovat vain asianmukaiset käyttöoikeudet omaavien käyttäjien sekä tiettyjen toimipaikkojen yhteistyöhön nimenomaisesti valtuutettujen organisaatioiden saatavilla. Kutsutut asiakkaat saavat vain heille myönnetyn portaalikäyttöoikeuden.

Alusta voi käyttää infrastruktuuri-, viestintä- ja maksupalvelujen tarjoajia palvelun toimittamisessa. Tosiasialliset palveluntarjoajat, sopimusperusteiset suojatoimet ja rajat ylittävät tiedonsiirrot on dokumentoitava käyttöympäristön mukaisesti; henkilötietojen käsittelijällä ei saa katsoa olevan rajoittamattomia oikeuksia tietoihin.

Tietoturva ja vastuuvelvollisuus

PestLove käyttää roolipohjaisia käyttöoikeuksia ja organisaatiorajoja, todennettuja istuntoja, valtuutustarkistuksia ja toiminnallisia tarkastuslokeja. Organisaatiot hallitsevat kutsuttavia henkilöitä ja näille myönnettäviä oikeuksia.

Mikään verkkopalvelu ei poista kaikkia riskejä. Käyttäjien tulee suojata kirjautumistietonsa, ottaa käytettävissä olevat suojausominaisuudet käyttöön ja ilmoittaa epäillystä luvattomasta pääsystä viipymättä.

Säilytys ja vienti

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niiden tarkoitus, toiminnalliset tarpeet, sopimusohjeet ja sovellettava lainsäädäntö perustellusti edellyttävät. Joitakin talous- ja turvallisuustietoja voidaan joutua säilyttämään tilauksen päätyttyä.

Alusta tukee organisaatiotietojen vientiä sekä vain luku -tilaa tietyissä laskutustilanteissa. Poistamisen, varmuuskopioiden vanhenemisen ja lakisääteisen säilytyksen on noudatettava todellista palvelusopimusta ja dokumentoitua säilytysaikataulua.

Oikeutesi ja pyyntösi

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaan henkilö voi pyytää pääsyä tietoihin, niiden oikaisemista tai poistamista, käsittelyn rajoittamista, siirrettävyyttä tai vastustaa käsittelyä. Henkilö voi myös valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Osa oikeuksista riippuu käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta.

Asiakasorganisaation hallinnoimien toiminnallisten tietojen osalta ota ensin yhteyttä kyseiseen organisaatioon. Palvelutiliä ja alustaa koskevissa asioissa käytä tässä käytännössä annettuja palvelun ylläpitäjän vahvistettuja yhteystietoja.